Zu Beginn eines jeden Implementierungsprozesses ist es unerlässlich, gemeinsam mit Ihrem Hosting-Anbieter einen soliden Implementierungsplan zu erstellen. Die Erweiterung Ihrer UCaaS-Lösung um IP-Telefonie erfordert einen anderen technologischen Ansatz.
Unternehmen können während des Implementierungsprozesses mit einer Vielzahl von Komplikationen konfrontiert werden. Eine UC-Implementierung ohne festgelegten Prozess ist zu riskant. Wir haben neun wesentliche Kriterien ermittelt, die eine erfolgreiche UCaaS-Implementierung gewährleisten.
1. ERFAHRENE IMPLEMENTIERUNGSEXPERTEN
Bei der Implementierung einer robusten Unified-Communications-Lösung gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Ihre geschäftlichen Anforderungen sind einzigartig, und Ihr Hosting-Anbieter muss über die nötige Erfahrung verfügen, um Ihr Team kompetent zu einer erfolgreichen UC-Implementierung zu führen.
2. PROJEKTMANAGEMENT
Der von Ihnen gewählte Anbieter von Hosting-Lösungen sollte über ein eigens dafür vorgesehenes Implementierungsteam verfügen, das von einem Projektmanager geleitet wird, der für Ihr gesamtes Implementierungsprojekt sowie für die Einarbeitung verantwortlich ist. Der Projektmanager legt klare Erwartungen fest, sorgt durch die Umsetzung für den Erfolg und ist für die Kundenbeziehung sowie das Kundenerlebnis zuständig. Außerdem koordiniert der Projektmanager alle Aktivitäten und Maßnahmen des Implementierungsteams sowie etwaiger zusätzlicher Ressourcen.
Der Projektleiter sollte in die Verantwortung genommen werden und dafür sorgen, dass die Dynamik aufrechterhalten bleibt, wobei er alle zusätzlichen Ressourcen bereitstellen muss, die für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer UCaaS-Implementierung erforderlich sind.
3. BRIEFING
Die Vorbereitung der Implementierung beginnt mit der Bestandsaufnahme. Der Hosting-Anbieter sollte gemeinsam mit Ihrem Team eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen Umgebung vornehmen. Im Rahmen des Briefings wird der geschäftliche Nutzen Ihrer neuen Lösung festgelegt und es werden die Funktionen und Merkmale in Ihrer aktuellen Umgebung untersucht. Die Anforderungen und Erwartungen des Kunden werden skizziert, und es wird ein grober Zeitrahmen für den Abschluss der Implementierung festgelegt.
4. PROJEKTPLAN
Ein funktionsfähiger Umsetzungsplan sollte den vollständigen strategischen Rahmen für die Projektphasen enthalten, zu denen Vorbereitung, Planung, Verfeinerung des Entwurfs, Umsetzung, Betrieb und Optimierung gehören sollten. Dieser Rahmen schafft Klarheit und legt die Erwartungen für das Umsetzungsprojekt und den Prozess fest. Die Produktdefinition sollte vom Hosting-Anbieter erstellt werden und während der gesamten Projektlaufzeit als Bezugspunkt dienen. Sie sorgt für detaillierte Klarheit hinsichtlich des Gesamtzwecks des Projekts, indem sie Ziele, Erfolgskriterien, wichtige Meilensteine, Ergebnisse und Projektbedingungen (Annahmen, Probleme, Risiken, Einschränkungen) definiert.
Die Projektdefinition hängt vom jeweiligen Produkt, der jeweiligen Lösung sowie Ihrem individuellen Geschäftsumfeld und den damit verbundenen spezifischen Anforderungen ab.
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5. KICK-OFF-GESPRÄCH UND UMFANGFESTLEGUNG
Der Kick-off-Anruf dient der Übergabe vom Vertriebsteam an das Implementierungsteam. Das Vertriebsteam des Hosting-Anbieters und die Lösungsingenieure stellen sich dem Implementierungsteam vor.
Das Implementierungsteam wird die Rollen innerhalb seines Teams festlegen und definieren. Ihr Team wird Teammitglieder benennen, die mit dem Implementierungsteam zusammenarbeiten und als Hauptansprechpartner fungieren, um sicherzustellen, dass der Projektplan eingehalten wird. Zu den wichtigsten Teammitgliedern aus Ihrem Team gehören die federführenden technischen und betrieblichen Mitarbeiter sowie ein Ansprechpartner für Finanzfragen.
Das Implementierungsteam wird die aktuelle Umgebung prüfen, die Vision für die Implementierung vorstellen und die Ziele klar darlegen. Der Umfang des Projektdokuments wird eingehend geprüft. Das Team wird außerdem den Projektplan, den Zeitplan und die Meilensteine sowie die Abhängigkeiten und die erforderlichen Ressourcen überprüfen. Während dieses Gesprächs werden die Kundenanforderungen sowie ein Zeitplan und Richtlinien für Besprechungen festgelegt. Der Schulungsbedarf und verschiedene Optionen werden besprochen und festgelegt. Der Implementierungsmanager wird Ihnen Eskalationsmöglichkeiten aufzeigen, falls Sie den Eindruck haben, dass Ihr Projekt nicht planmäßig verläuft.
6. VERFEINERN UND GESTALTEN
Zu Beginn des Projekts werden in den wöchentlichen Besprechungen die aktuellen Entwicklungen besprochen, etwaige Änderungen überprüft und die während der Auftaktbesprechung ermittelten Anforderungen geklärt. Im Rahmen dieser Besprechungen wird der Projektplan aktualisiert, um alle Fortschritte und zusätzlichen Anforderungen zu berücksichtigen.
7. UMSETZUNG
In der nächsten Phase der Implementierung wird Ihr Projekt weiterhin überwacht und nachverfolgt, und der Projektplan wird aktualisiert. Durch die wöchentlichen Telefonkonferenzen wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mit dem Verlauf der Implementierung einverstanden sind. Die Lösung wird gemäß dem Unternehmensplan bereitgestellt, an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst und die Beschaffung der erforderlichen Hardware organisiert. Eine Testgruppe in Ihrem Unternehmen erhält Zugriff auf die aktivierte Lösung, und die Schulungen beginnen. Die Testgruppe wird die Lösung bewerten.
8. GO-LIVE
Sobald die Lösungen getestet und auf ihre Funktionalität hin bewertet wurden, werden die abschließende Schulung und die Einführung eingeleitet. Die Leistung der Lösung sowie etwaige Verbesserungen werden genau überwacht, und es werden Feinabstimmungen vorgenommen.
9 MIGRATION ZUM SUPPORT
Die Übergabe vom Implementierungsteam an das Supportteam erfolgt auf ähnliche Weise wie die Übergabe vom Vertrieb an das Implementierungsteam. Zu Beginn des Treffens findet eine umfassende Frage-und-Antwort-Runde statt. Der Implementierungsmanager gibt einen Überblick über das Projekt, und der Kunde gibt Feedback, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das Gefühl haben, dass die Erwartungen erfüllt wurden und die Implementierung ein Erfolg ist.