Für viele Unternehmen bedeuten verpasste Anrufe verpasste Chancen, insbesondere außerhalb der Geschäftszeiten oder in Spitzenzeiten. Der KI-Agent „Receptionist“ sorgt dafür, dass jeder Anruf umgehend, professionell und intelligent beantwortet wird. Er fungiert als digitaler Teamkollege für Intermedia Unite und das Contact Center. Er beantwortet eingehende Anrufe mit einer natürlichen, menschenähnlichen Stimme, versteht, was Anrufer wünschen, und ergreift entsprechende Maßnahmen – sei es, eine Frage zu beantworten, einen Termin zu vereinbaren oder einen Anruf an die richtige Person oder das richtige Team weiterzuleiten.
Die Einrichtung ist ganz einfach und das System lässt sich in Ihre bestehenden Anrufabläufe integrieren, ohne diese zu ersetzen. In nur etwa zehn Minuten ist alles einsatzbereit. Sie wählen die Stimme und den Tonfall, den Ihre Kunden hören sollen, geben grundlegende Informationen zu Ihrem Unternehmen an und verknüpfen Ihren Kalender für die Terminvereinbarung.
Integrierte Sicherheitsvorkehrungen stellen sicher, dass die KI sich an das Skript hält, genehmigte Fragen beantwortet und bei Bedarf an einen menschlichen Mitarbeiter weiterleitet.
Wenn jemand anruft, erkennt der KI-Rezeptionist die Absicht des Anrufers.
„Guten Tag, Sie sind beim Lakeshore Auto Center verbunden. Mein Name ist Mary, Ihre virtuelle Beraterin. Bitte beachten Sie, dass dieses Gespräch zu Qualitätssicherungszwecken aufgezeichnet wird. Wie kann ich Ihnen helfen?“
„Hallo, ich möchte nur kurz nachfragen, ob der Kundendienst noch geöffnet ist.“
Es kann Routineanfragen wie Öffnungszeiten und Standortinformationen bearbeiten.
„Unser Kundendienst ist heute Abend bis 19 Uhr geöffnet. Wie kann ich Ihnen helfen?“
Häufig gestellte Fragen.
„Mein Auto braucht einen Ölwechsel, und ich wollte nur mal fragen, ob ihr den Ölwechsel dort vor Ort durchführt.“
„Unser Servicezentrum bietet Ölwechsel und routinemäßige Wartungsarbeiten an. Möchten Sie einen Termin vereinbaren?“
Und Terminvereinbarungen.
„Mein Auto ist bereit für die 20.000-Meilen-Inspektion. Kann ich dafür bei Ihnen einen Termin vereinbaren?“
„Da kann ich dir helfen. Wann passt es dir am besten?“
Der KI-Rezeptionist unterstützt die Terminplanung von Anfang bis Ende, einschließlich neuer Buchungen, Terminverschiebungen und Stornierungen, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Und wenn ein Mitarbeiter benötigt wird, leitet das System den Anruf intelligent an eine Hunt-Gruppe, eine Warteschlange oder eine zugewiesene Nummer weiter.
„Ich habe gerade eine Rückrufmitteilung erhalten und muss mit jemandem darüber sprechen.“
„Vielen Dank für Ihren Anruf. Ich verbinde Sie nun mit unserer Kundendienstabteilung, die Ihnen gerne weiterhilft.“
Anrufer müssen keine Tasten drücken oder starren Menüs folgen. Sie können ganz natürlich sprechen, Fragen stellen, das Thema wechseln oder Wünsche äußern. Eine KI-Rezeptionistin antwortet im Gesprächsstil, genau wie eine menschliche Rezeptionistin.
„Ich suche einen gebrauchten – nun ja, einen aus zweiter Hand – idealerweise einen SUV.“
„Perfekt. Ich verbinde Sie mit einem Verkaufsberater, der Ihnen bei zertifizierten Gebrauchtwagen weiterhelfen kann.“
Während der Geschäftszeiten arbeitet die KI-Rezeptionistin mit anderen Teammitgliedern zusammen, bearbeitet Routineanfragen und -aufgaben und leitet diese nur bei Bedarf an menschliche Mitarbeiter weiter. Außerhalb der Geschäftszeiten nimmt sie weiterhin jeden Anruf entgegen, gibt Auskünfte, vereinbart Termine oder leitet Anrufer gegebenenfalls an die Voicemail weiter.
Wenn ein Anruf weitergeleitet wird, fängt Ihr Team nicht bei Null an. AI Agent Receptionist erfasst die Absicht des Anrufers sowie relevante Details, sodass Mitarbeiter und Agenten von Anfang an verstehen, warum der Anrufer sich an sie wendet.
Der KI-Rezeptionist hilft Unternehmen dabei, reaktionsfähig zu bleiben, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Er reduziert die Anzahl verpasster Anrufe, verkürzt die Wartezeiten und bearbeitet sich wiederholende Anfragen automatisch, sodass sich Mitarbeiter und Agenten auf echte Gespräche konzentrieren können, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
Die Auswirkungen sind einfach und unmittelbar.
In Spitzenzeiten oder außerhalb der Geschäftszeiten kommt es häufig vor, dass täglich etwa zwanzig Anrufe verpasst werden – Anrufe, die auf die Voicemail umgeleitet oder vom Anrufer abgebrochen werden. Wenn der KI-Rezeptionist nur die Hälfte davon bearbeitet, werden dadurch täglich zehn zusätzliche Anrufe beantwortet.
Über einen Monat hinweg summiert sich das auf dreihundert zusätzliche Kundengespräche, ohne dass zusätzliches Personal eingestellt oder die Öffnungszeiten verlängert werden müssen.
Ein Anruf kann eine einfache Frage sein oder auch ein vereinbarter Termin.
Selbst bei einer vorsichtigen Schätzung von fünfzig Dollar pro beantwortetem Anruf bedeuten dreihundert zusätzliche Anrufe ein zusätzliches Umsatzpotenzial von fünfzehntausend Dollar pro Monat bzw. einhundertachtzigtausend Dollar pro Jahr.
Kürzere Wartezeiten, weniger abgebrochene Anrufe und mehr Möglichkeiten, den Umsatz zu steigern – und das alles, während sich Ihr Team weiterhin auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren kann.
Und das ist erst der Anfang.
Derzeit wickelt der KI-Rezeptionist Gespräche anhand genehmigter Unternehmensinformationen und Regeln zur Anrufbearbeitung ab. Im Laufe der Zeit können neue Fähigkeiten seinen Funktionsumfang erweitern, beispielsweise die Überprüfung der Identität eines Anrufers, die Erfassung von Anruferdaten, das Abrufen relevanter Informationen aus verbundenen Systemen sowie die Bearbeitung komplexerer Anfragen unter Berücksichtigung eines umfassenderen Kontexts.
Der KI-Rezeptionist ist nur ein Beispiel dafür, wie Intermedia Unternehmen dabei unterstützt, mithilfe von KI intelligenter zu arbeiten.
Bei Live-Gesprächen unterstützt AI Agent Assist Mitarbeiter und Agenten in Echtzeit durch die Bereitstellung von Gesprächskontext, Anleitungen auf dem Bildschirm und Live-Transkriptionen, damit sie schneller und sicherer reagieren können.
Und wenn das Gespräch beendet ist, erfasst AI Wrap-Up automatisch die wichtigsten Details und die nächsten Schritte, sodass keine manuellen Notizen mehr erforderlich sind und die Mitarbeiter schneller mit der nächsten Aufgabe fortfahren können.
Für Führungskräfte bietet „AI Supervisor Assist“ Echtzeit-Transparenz und liefert Stimmungsbilder, Gesprächszusammenfassungen sowie Erkenntnisse zu laufenden Gesprächen, sodass Vorgesetzte eingreifen, Mitarbeiter anleiten und eine gleichbleibende Servicequalität sicherstellen können.
KI-Agenten und KI-Assistenten arbeiten gemeinsam mit Ihrem Team zusammen, übernehmen Routineaufgaben, unterstützen Live-Gespräche und liefern Führungskräften die Erkenntnisse, die sie benötigen, um ihre Abläufe intelligenter zu gestalten.
Mit Intermedia Intelligent Communications wird der KI-Rezeptionist zu einer zuverlässigen ersten Anlaufstelle für Ihr Unternehmen: Er nimmt jeden Anruf entgegen, leitet jeden Kunden weiter und unterstützt Ihr Team rund um die Uhr.
