Lors de toute mise en œuvre, il est essentiel d'avoir un plan de mise en œuvre solide avec votre fournisseur d'hébergement. L'ajout de la voix sur IP à votre solution UCaaS repose sur une approche technologique différente.
Les organisations peuvent rencontrer de nombreuses difficultés lors de la mise en œuvre d'une solution de communications unifiées. Se lancer dans un tel déploiement sans processus établi est trop risqué. Nous avons identifié 9 critères essentiels pour assurer la réussite de votre projet UCaaS.
1. DES EXPERTS EN MISE EN ŒUVRE EXPÉRIMENTÉS
La mise en place d'une solution de communications unifiées robuste implique de nombreux éléments. Vos besoins d'affaires sont uniques et votre fournisseur d'hébergement doit posséder l'expertise nécessaire pour vous accompagner efficacement vers une implémentation réussie.
2. GESTION DE PROJET
Le fournisseur de solutions hébergées que vous aurez choisi doit avoir une équipe de mise en œuvre dédiée, dirigée par un gestionnaire de projet responsable de l'ensemble du projet, y compris l'intégration des nouveaux utilisateurs. Le gestionnaire de projet établira des attentes claires, veillera au succès de l'exécution et sera responsable de la relation client et de l'expérience utilisateur. Il coordonnera également toutes les activités et les efforts de l'équipe de mise en œuvre, ainsi que ceux des ressources supplémentaires.
Le gestionnaire de projet doit être tenu responsable et s'assurer de maintenir l'élan en fournissant les ressources supplémentaires nécessaires à la réussite de votre mise en œuvre UCaaS.
3. SÉANCE D'INFORMATION
La préparation de la mise en œuvre commence par une phase d'analyse. Votre fournisseur d'hébergement collaborera avec votre équipe afin d'étudier en détail votre environnement actuel. Lors de cette réunion, un cas d'utilisation commerciale sera défini pour votre nouvelle solution, et ses fonctionnalités seront examinées dans votre environnement actuel. Les exigences et les attentes des clients seront précisées, et une estimation du délai de mise en œuvre sera établie.
4. PLAN DE PROJET
Un plan de mise en œuvre opérationnel doit inclure le cadre stratégique complet des différentes phases du projet : préparation, planification, conception, mise en œuvre, exploitation et optimisation. Ce cadre permettra de clarifier le projet et les attentes concernant le processus de mise en œuvre. La définition du produit, élaborée par le fournisseur d'hébergement, servira de référence tout au long du projet. Elle précisera l'objectif global du projet en définissant les objectifs, les critères de réussite, les étapes clés, les livrables et les conditions du projet (hypothèses, problèmes, risques et contraintes).
La définition du projet variera en fonction du produit, de la solution et de votre environnement commercial unique, en tenant compte de vos besoins spécifiques.
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5. DÉMARRAGE ET DÉFINITION DU CHAMP D'APPLICATION
L'appel de lancement officialise la transition entre l'équipe de vente et l'équipe de mise en œuvre. L'équipe de vente et les ingénieurs en solutions du fournisseur de solutions hébergées se présentent à l'équipe de mise en œuvre.
L'équipe de mise en œuvre identifiera et définira les rôles de chacun. Votre équipe désignera les membres qui collaboreront avec elle et qui seront les principaux interlocuteurs pour le suivi du plan de projet. Les membres clés de votre équipe seront les principaux collaborateurs techniques et logistiques, ainsi qu'un responsable financier.
L'équipe de mise en œuvre analysera l'environnement actuel, partagera la vision et les objectifs de mise en œuvre, et examinera en détail la portée du projet. Elle passera également en revue le plan de projet, le calendrier, les étapes clés, les dépendances et les ressources nécessaires. Lors de cet échange, les exigences du client seront établies, ainsi qu'un horaire et un guide des réunions. Les besoins en formation et les différentes options seront discutés et déterminés. Le responsable de la mise en œuvre vous proposera des solutions pour faire remonter l'information si vous estimez que votre projet n'est pas sur la bonne voie.
6. AFFINER ET CONCEVOIR
Dès le lancement du projet, les réunions hebdomadaires permettront de faire le point sur les mises à jour, de vérifier les modifications et de formuler les demandes identifiées lors de la réunion de lancement. Le plan de projet sera mis à jour au cours de ces réunions afin de tenir compte de l'avancement du projet et des besoins supplémentaires.
7. MISE EN ŒUVRE
Lors de la prochaine phase de mise en œuvre, votre projet continuera d'être suivi et son plan sera mis à jour. Les réunions hebdomadaires permettront de s'assurer que tous les intervenants sont confiants quant à la direction prise. La solution sera déployée conformément au plan de l'entreprise, configurée pour répondre à vos besoins et l'acquisition du matériel nécessaire sera organisée. Un groupe de test au sein de votre entreprise aura accès à la solution activée et une formation sera dispensée. Ce groupe d'essai évaluera la solution.
8. MISE EN SERVICE
Une fois les solutions testées et évaluées quant à leur fonctionnalité, la formation finale et le déploiement seront lancés. Les performances de la solution et les améliorations apportées feront l'objet d'un suivi rigoureux et d'ajustements précis.
9 MIGRATION POUR SOUTENIR
La transition entre l'équipe de mise en œuvre et l'équipe de soutien s'effectue de la même manière que la transition entre l'équipe de vente et l'équipe de mise en œuvre. La réunion débutera par une période de questions-réponses approfondie. Le gestionnaire de la mise en œuvre examinera le projet et le client donnera son avis afin de s'assurer que toutes les parties estiment que les attentes ont été satisfaites et que la mise en œuvre est une réussite.