Wanneer u aan een implementatieproces begint, is het van essentieel belang dat u samen met uw hostingprovider een gedegen implementatieplan opstelt. Het toevoegen van IP-spraak aan uw UCaaS-oplossing vereist een andere technologische aanpak.
Organisaties kunnen tijdens het implementatieproces met allerlei complicaties te maken krijgen. Het is te riskant om aan een UC-implementatie te beginnen zonder dat er een proces is opgezet. We hebben 9 essentiële criteria vastgesteld om ervoor te zorgen dat uw UCaaS-implementatie een succes wordt.
1. ERVAREN IMPLEMENTATIE-EXPERTS
Er komen heel wat aspecten kijken bij de implementatie van een robuuste oplossing voor Unified Communications. Uw zakelijke behoeften zijn uniek en uw hostingprovider moet over de nodige ervaring beschikken om uw team op de juiste manier te begeleiden naar een succesvolle UC-implementatie.
2. PROJECTBEHEER
De door u gekozen aanbieder van gehoste oplossingen moet beschikken over een speciaal implementatieteam onder leiding van een projectmanager die verantwoordelijk is voor uw gehele implementatieproject en de onboarding. De projectmanager stelt duidelijke verwachtingen vast, zorgt ervoor dat het project succesvol wordt uitgevoerd en is verantwoordelijk voor de klantrelatie en -ervaring. Daarnaast coördineert de projectmanager alle activiteiten en inspanningen van het implementatieteam en eventuele aanvullende middelen.
De projectmanager moet verantwoordelijk worden gehouden en ervoor zorgen dat het momentum behouden blijft, waarbij hij of zij alle extra middelen inzet die nodig zijn om uw UCaaS-implementatie tot een succes te maken.
3. BRIEFING
De voorbereiding van de implementatie begint met een verkenningsfase. De hostingprovider moet samenwerken met uw team om een grondig inzicht te krijgen in uw huidige omgeving. Tijdens de briefing wordt het zakelijke gebruik van uw nieuwe oplossing vastgesteld en worden de functies en mogelijkheden binnen uw huidige omgeving onderzocht. De eisen en verwachtingen van de klant worden in kaart gebracht en er wordt een algemeen beeld geschetst van wanneer de implementatie naar verwachting voltooid zal zijn.
4. PROJECT PLAN
Een werkbaar implementatieplan moet het volledige strategische kader voor de projectfasen bevatten, waaronder voorbereiding, planning, ontwerpverfijning, implementatie, exploitatie en optimalisatie. Het kader zorgt voor duidelijkheid en schept verwachtingen ten aanzien van het implementatieproject en -proces. De productdefinitie moet door de hostingprovider worden opgesteld en gedurende de gehele looptijd van het project als referentiepunt dienen. Deze biedt gedetailleerde duidelijkheid over het algemene doel van het project door doelstellingen, succescriteria, belangrijke mijlpalen, te leveren resultaten en projectvoorwaarden (aannames, knelpunten, risico's, beperkingen) te definiëren.
De projectomschrijving verschilt per product, oplossing en uw specifieke bedrijfsomgeving, inclusief uw specifieke behoeften.
www.calltower.com
sales@calltower.com
(800) 347-5444
5. STARTGESPREK EN BEPALING VAN DE OMVANG
Tijdens het kick-off-gesprek wordt de overdracht van het verkoopteam naar het implementatieteam geregeld. Het verkoopteam en de oplossingsingenieurs van de hostingprovider stellen zich voor aan het implementatieteam.
Het implementatieteam zal de rollen binnen het eigen team vaststellen en omschrijven. Uw team zal teamleden aanwijzen die met het implementatieteam zullen samenwerken; deze zullen worden aangewezen als primaire contactpersonen om ervoor te zorgen dat het projectplan op koers blijft. De belangrijkste teamleden uit uw team zijn de hoofdverantwoordelijken op technisch en leveringsgebied, evenals een financieel contactpersoon.
Het implementatieteam zal de huidige omgeving beoordelen, de visie op de implementatie toelichten en de doelstellingen verduidelijken. Er zal een grondige evaluatie plaatsvinden van de projectomvang zoals vastgelegd in het projectdocument. Het team zal ook het projectplan, de tijdlijn en mijlpalen, afhankelijkheden en benodigde middelen beoordelen. Tijdens dit gesprek worden de eisen van de klant vastgesteld, evenals een planning en richtlijnen voor vergaderingen. De opleidingsbehoeften en diverse opties zullen worden besproken en vastgesteld. De implementatiemanager zal u escalatiemogelijkheden aanbieden als u het gevoel heeft dat uw project niet op schema ligt.
6. VERFIJNEN EN ONTWERPEN
Bij de start van het project zullen tijdens de wekelijkse vergaderingen de laatste stand van zaken worden besproken, eventuele wijzigingen worden gecontroleerd en verzoeken worden behandeld die tijdens het startgesprek naar voren zijn gekomen. Tijdens deze vergaderingen wordt het projectplan bijgewerkt om alle voortgang en aanvullende vereisten weer te geven.
7. UITVOEREN
Tijdens de volgende fase van de implementatie wordt uw project voortdurend gemonitord en bijgehouden, en wordt het projectplan bijgewerkt. De wekelijkse vergaderingen zorgen ervoor dat alle partijen vertrouwen hebben in de koers van de implementatie. De oplossing wordt geïmplementeerd volgens het bedrijfsplan, geconfigureerd om aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen, en de aanschaf van eventuele benodigde hardware wordt geregeld. Een testgroep binnen uw bedrijf krijgt toegang tot de geïmplementeerde oplossing en de training gaat van start. De testgroep zal de oplossing evalueren.
8. GO-LIVE
Zodra de oplossingen zijn getest en op hun functionaliteit zijn beoordeeld, wordt begonnen met de definitieve training en implementatie. De prestaties van de oplossing en eventuele verbeteringen worden nauwlettend gevolgd en er worden aanpassingen doorgevoerd.
9 OVERSTAP NAAR ONDERSTEUNING
De overdracht van het implementatieteam naar het ondersteuningsteam verloopt op dezelfde manier als de overdracht van de verkoopafdeling naar het implementatieteam. De vergadering begint met een uitgebreide vraag- en antwoordsessie. De implementatiemanager neemt het project door, en de klant geeft feedback om ervoor te zorgen dat alle partijen het gevoel hebben dat aan de verwachtingen is voldaan en dat de implementatie een succes is.