Lorsque vous vous lancez dans un processus de mise en œuvre, il est essentiel de disposer d'un plan de mise en œuvre solide en collaboration avec votre fournisseur d'hébergement. L'ajout de la voix sur IP à votre solution UCaaS implique des aspects techniques spécifiques.
Les entreprises peuvent être confrontées à de nombreuses difficultés au cours du processus de mise en œuvre. Se lancer dans la mise en œuvre d'une solution de communications unifiées sans avoir défini de processus au préalable est trop risqué. Nous avons identifié 9 critères essentiels pour garantir la réussite de votre mise en œuvre d'une solution UCaaS.
1. DES EXPERTS EXPÉRIMENTÉS EN MATIÈRE DE MISE EN ŒUVRE
La mise en œuvre d'une solution de communications unifiées performante implique de nombreux aspects à prendre en compte. Les besoins de votre entreprise sont spécifiques et votre fournisseur de services hébergés doit disposer de l'expérience nécessaire pour accompagner efficacement votre équipe vers une mise en œuvre réussie de cette solution.
2. GESTION DE PROJET
Le fournisseur de solutions hébergées que vous aurez choisi devra disposer d'une équipe de mise en œuvre dédiée, dirigée par un chef de projet chargé de l'ensemble de votre projet de mise en œuvre ainsi que de l'accompagnement initial. Le chef de projet définira des attentes claires, veillera à la réussite du projet tout au long de son exécution et sera responsable de la relation client et de l'expérience client. Il coordonnera également l'ensemble des activités et des efforts de l'équipe de mise en œuvre ainsi que ceux de toute ressource supplémentaire.
Le chef de projet doit être tenu responsable et veiller à maintenir la dynamique, en mobilisant toutes les ressources supplémentaires nécessaires pour mener à bien la mise en œuvre de votre solution UCaaS.
3. RÉUNION D'INFORMATION
La préparation de la mise en œuvre commence par une phase d'analyse. Le fournisseur de services hébergés doit collaborer avec votre équipe afin de réaliser une étude approfondie de votre environnement actuel. Au cours de cette réunion d'information, un cas d'utilisation métier sera défini pour votre nouvelle solution, et les caractéristiques et fonctionnalités seront examinées dans le contexte de votre environnement actuel. Les besoins et les attentes du client seront définis, et l'équipe chargée du projet aura une idée générale de la date à laquelle votre mise en œuvre devrait être achevée.
4. PLAN DU PROJET
Un plan de mise en œuvre opérationnel doit contenir le cadre stratégique complet pour les différentes phases du projet, qui doivent inclure : la préparation, la planification, l’affinage de la conception, la mise en œuvre, l’exploitation et l’optimisation. Ce cadre permettra de clarifier les attentes relatives au projet et au processus de mise en œuvre. La définition du produit doit être élaborée par le prestataire hébergé afin de servir de référence tout au long du projet. Elle apportera des précisions détaillées sur la finalité globale du projet en définissant les objectifs, les critères de réussite, les étapes clés, les livrables et les conditions du projet (hypothèses, problèmes, risques, contraintes).
La définition du projet variera en fonction du produit, de la solution, ainsi que de votre environnement professionnel spécifique et de vos besoins particuliers.
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5. RÉUNION DE LANCEMENT ET DÉFINITION DU CHAMP D'APPLICATION
La réunion de lancement marque le passage de relais entre l'équipe commerciale et l'équipe de mise en œuvre. L'équipe commerciale du fournisseur de services hébergés et les ingénieurs solutions se présentent à l'équipe de mise en œuvre.
L'équipe de mise en œuvre identifiera et définira les rôles au sein de son équipe. Votre équipe désignera les membres qui travailleront avec l'équipe de mise en œuvre et qui seront désignés comme interlocuteurs principaux afin de veiller à ce que le plan de projet reste sur la bonne voie. Les membres clés de votre équipe seront les principaux responsables techniques et chargés de mission, ainsi qu'un interlocuteur financier.
L'équipe de mise en œuvre examinera l'environnement actuel, présentera sa vision de la mise en œuvre et définira clairement les objectifs. Une analyse approfondie de la portée du cahier des charges du projet sera effectuée. L'équipe examinera également le plan de projet, le calendrier et les étapes clés, les dépendances et les ressources nécessaires. Au cours de cet appel, les exigences du client seront définies, ainsi qu'un calendrier et des consignes relatives aux réunions. Les besoins en formation et les différentes options seront discutés et déterminés. Le responsable de la mise en œuvre vous proposera des solutions d'escalade si vous estimez que votre projet ne se déroule pas comme prévu.
6. PERFECTIONNEMENT ET CONCEPTION
Au début du projet, les réunions hebdomadaires permettront de passer en revue les avancées, de vérifier les éventuelles modifications et de donner suite aux demandes formulées lors de la réunion de lancement. Au cours de ces réunions, le plan de projet sera mis à jour afin de refléter l'ensemble des progrès réalisés et des exigences supplémentaires.
7. MISE EN ŒUVRE
Au cours de la prochaine phase de mise en œuvre, votre projet continuera à faire l’objet d’un suivi et d’un contrôle, et le plan de projet sera mis à jour. Les réunions hebdomadaires permettront de s’assurer que toutes les parties prenantes sont satisfaites de l’orientation prise par la mise en œuvre. La solution sera déployée conformément au plan de l’entreprise, configurée pour répondre aux besoins de votre entreprise, et l’acquisition du matériel nécessaire sera organisée. Un groupe test au sein de votre entreprise se verra accorder l’accès à la solution mise en service et la formation débutera. Le groupe test évaluera la solution.
8. MISE EN SERVICE
Une fois que les solutions auront été testées et évaluées sur le plan fonctionnel, la formation finale et le déploiement seront lancés. Les performances de la solution ainsi que les éventuelles améliorations seront suivies de près et des ajustements seront apportés.
9 MIGRATION VERS LE SERVICE D'ASSISTANCE
Le transfert de l'équipe de mise en œuvre vers l'équipe d'assistance s'effectue de la même manière que celui des ventes vers la mise en œuvre. La réunion débutera par une séance complète de questions-réponses. Le responsable de la mise en œuvre fera le point sur le projet, tandis que le client fera part de ses commentaires afin de s'assurer que toutes les parties estiment que les attentes ont été satisfaites et que la mise en œuvre est un succès.