Al iniciar cualquier proceso de implementación, es fundamental contar con un plan de implementación sólido junto con tu proveedor de servicios alojados. La incorporación de la voz sobre IP a tu solución UCaaS requiere un enfoque tecnológico diferente.
Las organizaciones pueden encontrarse con numerosas complicaciones durante el proceso de implementación. Embarcarse en una implementación de comunicaciones unificadas sin contar con un proceso establecido es demasiado arriesgado. Hemos identificado nueve criterios fundamentales para garantizar que la implementación de UCaaS sea un éxito.
1. EXPERTOS EN IMPLEMENTACIÓN CON AMPLIA EXPERIENCIA
Hay muchos factores que hay que tener en cuenta a la hora de implementar una solución sólida de comunicaciones unificadas. Las necesidades de tu empresa son únicas y tu proveedor de servicios alojados debe contar con la experiencia necesaria para guiar adecuadamente a tu equipo hacia una implementación satisfactoria de las comunicaciones unificadas.
2. GESTIÓN DE PROYECTOS
El proveedor de soluciones alojadas que elijas debe contar con un equipo de implementación específico, dirigido por un gestor de proyectos que se encargue de todo el proyecto de implementación, así como de la incorporación. El gestor de proyectos establecerá unas expectativas claras, garantizará el éxito a través de la ejecución y se encargará de la relación con el cliente y de su experiencia. Además, coordinará todas las actividades y esfuerzos del equipo de implementación, así como de cualquier recurso adicional.
El responsable del proyecto debe asumir su responsabilidad y garantizar que se mantenga el impulso, con los recursos adicionales que sean necesarios para completar con éxito la implementación de UCaaS.
3. SESIÓN INFORMATIVA
La preparación de la implementación comienza con el análisis inicial. El proveedor de servicios alojados debe colaborar con tu equipo para realizar un estudio exhaustivo de tu entorno actual. Durante la reunión informativa, se definirá el uso empresarial de tu nueva solución y se analizarán las características y funcionalidades en tu entorno actual. Se definirán los requisitos y las expectativas del cliente, y el equipo del proyecto tendrá una idea general de cuándo debería completarse la implementación.
4. PLAN DEL PROYECTO
Un plan de implementación operativo debe contener el marco estratégico completo para las fases del proyecto, que deben incluir: preparación, planificación, perfeccionamiento del diseño, implementación, puesta en marcha y optimización. Este marco aportará claridad y definirá las expectativas respecto al proyecto y al proceso de implementación. La definición del producto debe ser elaborada por el proveedor de alojamiento para que sirva de punto de referencia a lo largo de toda la vida del proyecto. Aportará claridad detallada sobre la finalidad general del proyecto mediante la definición de objetivos, criterios de éxito, hitos principales, entregables y condiciones del proyecto (supuestos, problemas, riesgos y limitaciones).
La definición del proyecto variará en función del producto, la solución y el entorno empresarial específico de cada empresa, incluidas sus necesidades concretas.
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5. REUNIÓN INICIAL Y DEFINICIÓN DEL ALCANCE
La reunión inicial establece el traspaso de responsabilidades del equipo de ventas al equipo de implementación. El equipo de ventas del proveedor de servicios alojados y los ingenieros de soluciones se presentan al equipo de implementación.
El equipo de implementación identificará y definirá las funciones dentro de su propio equipo. Su equipo designará a los miembros que colaborarán con el equipo de implementación y que actuarán como contactos principales para garantizar que el plan del proyecto se mantenga según lo previsto. Los miembros clave de su equipo serán los responsables técnicos y de prestación de servicios principales, así como un contacto financiero.
El equipo de implementación analizará el entorno actual, compartirá la visión de la implementación y definirá los objetivos con claridad. Se llevará a cabo un análisis en profundidad del alcance del documento del proyecto. El equipo también revisará el plan del proyecto, el calendario y los hitos, las dependencias y los recursos necesarios. Durante esta llamada, se establecerán los requisitos del cliente, así como un calendario y unas directrices para las reuniones. Se debatirán y determinarán las necesidades de formación y las distintas opciones disponibles. El responsable de implementaciones le proporcionará opciones de escalado si considera que su proyecto no va por buen camino.
6. PERFECCIONAR Y DISEÑAR
Una vez puesto en marcha el proyecto, en las reuniones semanales se revisarán las novedades, se verificarán los posibles cambios y se tramitarán las solicitudes identificadas durante la reunión inicial. Durante estas reuniones, se actualizará el plan del proyecto para reflejar todos y cada uno de los avances y requisitos adicionales.
7. APLICAR
Durante la siguiente fase de la implementación, se seguirá supervisando y realizando un seguimiento de su proyecto, y se actualizará el plan del proyecto. Las reuniones semanales garantizarán que todas las partes se sientan seguras con respecto a la dirección que toma la implementación. La solución se implementará de acuerdo con el plan de la empresa, se configurará para satisfacer las necesidades de su empresa y se organizará la adquisición del hardware necesario. Se concederá acceso a la solución habilitada a un grupo de prueba de su empresa y comenzará la formación. El grupo de prueba evaluará la solución.
8. PUESTA EN MARCHA
Una vez que se hayan probado y evaluado las soluciones en cuanto a su funcionalidad, se iniciará la formación final y la puesta en marcha. Se supervisará de cerca el rendimiento de la solución y las posibles mejoras, y se realizarán los ajustes necesarios.
9. MIGRACIÓN AL SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA
La transición del equipo de implementación al equipo de soporte se lleva a cabo de manera similar a la transición del equipo de ventas al de implementación. La reunión comenzará con una sesión exhaustiva de preguntas y respuestas. El responsable de implementación hará un repaso del proyecto, y el cliente aportará sus comentarios para garantizar que todas las partes consideren que se han cumplido las expectativas y que la implementación ha sido un éxito.