Para muchas empresas, las llamadas perdidas suponen oportunidades perdidas, sobre todo fuera del horario laboral o en momentos de mayor volumen de trabajo. El agente de recepción con IA garantiza que todas las llamadas se respondan de forma rápida, profesional e inteligente. Actúa como un compañero de equipo digital para Intermedia Unite y Contact Center. Responde a las llamadas entrantes con una voz natural, similar a la humana, entiende lo que solicitan las personas que llaman y toma las medidas oportunas, ya sea responder a una pregunta, concertar una cita o desviar la llamada a la persona o al equipo adecuado.
Es fácil de configurar y funciona con tus flujos de llamadas actuales sin necesidad de sustituirlos. En apenas diez minutos, ya lo tendrás en funcionamiento. Tú eliges la voz y el tono que quieres que escuchen los clientes, facilitas información básica sobre tu empresa y conectas tu calendario para la gestión de citas.
Las medidas de seguridad integradas garantizan que la IA se ciña al guion, responda a las preguntas aprobadas y derive la consulta a una persona real cuando sea necesario.
Cuando alguien llama, el agente de recepción con IA detecta la intención de la llamada.
«Hola, ha llamado a Lakeshore Auto Center. Soy Mary, su agente virtual. Tenga en cuenta que esta llamada se está grabando con fines de control de calidad. ¿En qué puedo ayudarle?»
«Hola, solo quería saber si el departamento de atención al cliente sigue abierto».
Puede responder a preguntas habituales, como el horario de atención al público y la información sobre la ubicación.
«Nuestro departamento de atención al cliente está abierto hasta las siete de la tarde de hoy. ¿En qué puedo ayudarle?»
Preguntas frecuentes.
«Mi coche necesita un cambio de aceite y quería saber si lo hacéis allí mismo, en el taller».
«Nuestro centro de servicio ofrece cambios de aceite y mantenimiento rutinario. ¿Le gustaría concertar una cita?»
Y la gestión de citas.
«Mi coche está listo para la revisión de las veinte mil millas. ¿Puedo concertar una cita con vosotros?»
«Puedo ayudarte con eso. ¿A qué hora te viene mejor?»
El agente de IA «Receptionist» gestiona el proceso de programación de citas de principio a fin, incluyendo nuevas reservas, cambios de horario y cancelaciones, sin necesidad de intervención manual.
Y cuando se necesita a una persona real, desvía la llamada de forma inteligente a un grupo de búsqueda, una cola o un número asignado.
«Acabo de recibir una notificación de retirada del mercado y necesito hablar con alguien al respecto».
«Gracias por llamar. Le voy a pasar con nuestro departamento de atención al cliente para que le atiendan».
Las personas que llaman no tienen que pulsar botones ni seguir menús rígidos. Pueden hablar con naturalidad, hacer preguntas, cambiar de tema o plantear peticiones. Un recepcionista virtual con IA responde de forma coloquial, tal y como lo haría un recepcionista humano.
«Estoy buscando un coche de segunda mano, bueno, uno usado, a ser posible un todoterreno».
«Perfecto. Te pondré en contacto con un especialista en ventas que te podrá ayudar con los vehículos de ocasión certificados».
Durante el horario laboral, el recepcionista virtual basado en IA trabaja junto con el resto de miembros del equipo, atendiendo consultas y tareas rutinarias y derivándolas al personal humano únicamente cuando es necesario. Fuera del horario laboral, sigue respondiendo a todas las llamadas, proporcionando información, concertando citas o desviando las llamadas al buzón de voz cuando procede.
Cuando se transfiere una llamada, tu equipo no parte de cero. AI Agent Receptionist capta la intención de la persona que llama y los detalles relevantes, de modo que los empleados y los agentes comprenden desde el primer momento por qué se pone en contacto con vosotros.
El agente de IA para recepción ayuda a las empresas a mantener la capacidad de respuesta sin necesidad de contratar más personal. Reduce las llamadas perdidas, acorta los tiempos de espera y gestiona automáticamente las solicitudes repetitivas, lo que permite que los empleados y agentes se centren en conversaciones reales que requieran atención humana.
El impacto es sencillo e inmediato.
Durante las horas punta o fuera del horario laboral, es habitual perder unas veinte llamadas al día, llamadas que se desvían al buzón de voz o que se cortan. Si el recepcionista virtual con IA gestiona tan solo la mitad de ellas, eso supone diez llamadas más atendidas cada día.
En un mes, eso supone trescientas conversaciones más con los clientes sin necesidad de contratar a más personal ni ampliar el horario.
Una llamada puede ser una simple pregunta o una cita concertada.
Incluso siendo conservadores, si asignamos un valor de cincuenta dólares por llamada atendida, trescientas llamadas adicionales pueden suponer quince mil dólares al mes en oportunidades captadas, o bien ciento ochenta mil dólares al año.
Tiempos de espera más cortos, menos llamadas abandonadas y más oportunidades de aumentar las ventas, todo ello mientras tu equipo se centra en tareas de mayor valor.
Y esto es solo el principio.
En la actualidad, el recepcionista virtual basado en IA gestiona las conversaciones utilizando información empresarial autorizada y normas de gestión de llamadas. Con el tiempo, las nuevas capacidades podrán ampliar sus funciones, como validar la identidad de la persona que llama, registrar sus datos, recuperar información relevante de los sistemas conectados y gestionar solicitudes más complejas con un mayor contexto.
El agente de IA para recepción es solo una de las formas en que Intermedia ayuda a las empresas a gestionar sus actividades de forma más inteligente gracias a la IA.
En las conversaciones en directo, AI Agent Assist presta apoyo a los empleados y agentes en tiempo real, proporcionándoles el contexto de la llamada, indicaciones en pantalla y transcripciones en directo para ayudarles a responder con mayor rapidez y seguridad.
Y cuando finaliza la llamada, AI Wrap-Up recoge automáticamente los datos clave y los siguientes pasos, lo que elimina la necesidad de tomar notas a mano, de modo que los agentes pueden seguir adelante más rápidamente.
Para los responsables, AI Supervisor Assist ofrece visibilidad en tiempo real, mostrando el tono de las conversaciones, resúmenes de las mismas y análisis de las llamadas activas, de modo que los supervisores puedan intervenir, orientar al personal y garantizar una calidad de servicio constante.
Los agentes y asistentes de IA trabajan conjuntamente con tu equipo, gestionando las interacciones rutinarias, prestando apoyo en las conversaciones en directo y proporcionando a los responsables la información que necesitan para gestionar las operaciones de forma más inteligente.
Con Intermedia Intelligent Communications, el «AI Agent Receptionist» se convierte en un primer punto de contacto fiable para tu empresa, respondiendo a todas las llamadas, orientando a todos los clientes y prestando apoyo a tu equipo las 24 horas del día.
